Almacenar no es lo mismo que administrar y preservar

Muy pocas pymes tienen políticas adecuadas de administración y preservación de la información. ¿Qué ocurriría por ejemplo si tuvieran que presentar de manera urgente ciertos datos contables del pasado reciente?

Se sabe: la información es el activo más importante con el que cuenta una empresa. Sin embargo, diversos estudios coinciden en alertar que, a nivel mundial, las organizaciones pierden el 7,5% de todos los documentos administrados, y que entre el 3% y el 5% son erróneamente archivados.

Si bien no hay datos específicos a nivel local, dentro de las pequeñas y medianas argentinas el panorama es peor. De hecho, según los especialistas, en el mejor de los casos la visión estas compañías es de almacenamiento, no de administración y preservación de la información generada. En otras palabras, son escasas las pymes que tienen algún método óptimo para guardar y hacer backup de la información generada por ellas.

¿Qué sucedería si la persona encargada de administrar la información empresarial deja de trabajar en la firma o sufre algún accidente inesperado? ¿Qué ocurriría si debemos presentar de manera urgente ciertos datos contables o legales del año 2001? En este caso es muy probable que, a pesar de que los datos requeridos se encuentren almacenados, sean difíciles de localizar debido a una poco clara o inexistente política de administración de la información.

En conclusión, el simple hecho de “conservar” los datos corporativos no resulta suficiente. Por el contrario, es necesario ir más allá y generar políticas adecuadas de administración y preservación que garanticen la disponibilidad de la información y que, además, sean conocidas e implementadas por el personal pertinente.

En definitiva, no se trata solo de “acumular” datos, sino de poseer un inventario permanente de la documentación histórica ordenada con un criterio lógico de búsqueda que sirva para encontrar lo que se desea, y de contar con una infraestructura de seguridad que permita que ésta se encuentre en el mismo estado en que fue guardada, de forma tal de que pueda utilizarse al ser solicitada.

Fuente: PowerUsers